חובתם של עובדי ציבור להשיב תוך 45 ימים לבקשה בכתב המופנית אליהם, קבועה כיום בסעיף 2(א) לחוק לתיקון סדרי המינהל (החלטות והנמקות), התשי”ט-1958 (להלן: “חוק ההנמקות”), שזו לשונו:

חובת מתן תשובה במועד:
2. (א) נתבקש עובד הציבור, בכתב, להשתמש בסמכות שניתנה לו על פי דין, יחליט בבקשה וישיב למבקש בכתב בהקדם, אך לא יאוחר מארבעים וחמישה ימים מיום קבלת הבקשה [ההדגשה אינה במקור].

סעיף 1 לחוק ההנמקות מגדיר מיהו עובד ציבור:

הגדרה:
1. בחוק זה – “עובד הציבור” – עובד מדינה, עובד רשות מקומית וכן כל רשות שהוענקה לה סמכות על פי דין.

ההבדל המרכזי בין חוק ההנמקות לחוק חופש המידע:

חוק ההנמקות יחול רק במקרים שבהם עובד הציבור התבקש, בכתב, להשתמש בסמכות שהוקנתה לו בדין.
על מתן התשובה בנוגע לבקשה בכתב שעיקרה קבלה או סירוב של הבקשה, חל חוק ההנמקות.

מקרים חריגים:

בהמשך לסעיף 2(א) מובאים מספר מקרים, אשר פוטרים את עובד הציבור מחובתו להשיב לבקשה בתוך 45 ימים. קרי, ישנם מקרים שבהם החוק מאפשר לעובד הציבור פרק זמן ארוך יותר מ-45 ימים להחליט בבקשה.

(ב) האמור בסעיף קטן (א) לא יחול –
(1) כשהענין נושא הבקשה טעון חקירה על פי דין;
(2) כשנקבע בדין מועד אחר למתן תשובה;
(3) כשהתברר, לאחר בדיקה, שהענין נושא הבקשה טעון בדיקה או דיון נוספים;
(4) כשקיימים לגבי הענין נושא הבקשה הסדרים שלפיהם המועד לדיון הוא מאוחר מהמועד האמור בסעיף קטן (א).

כלומר, המחוקק לקח בחשבון מספר מקרים שבהם לעניות דעתו יידרשו לעובד הציבור יותר מ-45 ימים על מנת להשיב לבקשה.
במקרים אלה, מטיל המחוקק על עובד הציבור את החובות הבאים:
1. על עובד הציבור להודיע למבקש בפרק זמן מקסימלי של עד 45 ימים מקבלת הבקשה, בשל איזה טעם מהטעמים המפורטים להלן הוא נמנע מלהשיב במועד.
מכאן, שבכל מקרה על המבקש לקבל תשובה בפרק זמן מקסימאלי של עד 45 ימים: תשובה בדבר קבלת הבקשה שהוגשה להפעלת הסמכות, תשובה בדבר סירוב להפעיל את הסמכות שהתבקשה או עידכון של המבקש בכך שעובד הציבור לא יוכל להשיב במועד, כשהעידכון כולל בתוכו גם את אחד או יותר מ-4 הטעמים המפורטים לעיל.
2. על עובד הציבור לעדכן את הממונה עליו בדבר ההודעה.
3. בנוסף, במקרים שבהם נקבע בדין מועד אחר למתן תשובה, או הסדר אחר שקובע מתי יש לדון בבקשה, נדרש עובד הציבור לפרט בהודעתו גם את המועד למתן התשובה או מועד הדיון.
4. במקרה שבו הענין נשוא הבקשה טעון בדיקה או דיון נוספים, יודיע על כך עובד הציבור למבקש, ויפרט על כך במידת האפשר.

(ג) במקרים האמורים בסעיף קטן (ב) יודיע עובד הציבור למבקש, בכתב ובהקדם, אך לא יאוחר מארבעים וחמישה ימים מיום קבלת הבקשה, את הטעם מן הטעמים האמורים שעל פיו נמנע מהשיב במועד, ויביא הודעתו לידיעת הממונה עליו; היה הטעם אחד האמורים בפסקאות (2) או (4) לסעיף קטן (ב), תכלול ההודעה גם את המועד למתן התשובה או מועד הדיון, ואם היה הטעם האמור בפסקה (3) לסעיף קטן (ב) – תפרט אותו ההודעה במידת האפשר.

(ד) עובד הציבור יודיע על החלטתו למבקש מיד לאחר קבלתה.

חובת הנמקה:

חובה נוספת שנקבעה בחוק ההנמקות היא החובה לנמק את הסירוב בכתב, וזאת במקרים בהם הבקשה סורבה:

הנמקת סירוב:
2א. עובד הציבור שנתבקש כאמור בסעיף 2(א) וסירב לבקשה, יודיע למבקש בכתב את נימוקי סירובו.

עם זאת, בחוק ההנמקות מפורטים מספר מקרים, שבהתקיימם פטור עובד הציבור מהחובה לנמק את הסירוב:

פטור מחיוב ההנמקה:
3. על אף האמור בסעיף 2א, לא יהא עובד הציבור חייב להודיע נימוקי סירובו –
(1) כשיש בדין המעניק לו את הסמכות הוראה שהוא רשאי להשתמש בה ללא מתן נימוקים;
(2) כשבטחון המדינה או יחסי חוץ שלה מחייבים שלא לגלות נימוקי ההחלטה;
(3) כשהבקשה שסירב לה היתה למנות את המבקש למשרה פלונית או להטיל עליו תפקיד פלוני;
(4) כשגילוי הנימוקים עלול, לדעת עובד הציבור, לפגוע שלא כדין בזכותו של אדם זולת המבקש;
(5) כשיש בגילוי הנימוקים, לדעת עובד הציבור, משום גילוי סוד מקצועי או ידיעה סודית כמשמעותם לפי כל דין.

ערר:
4. סירב עובד הציבור להשתמש בסמכות שניתנה לו על פי דין ולא הודיע נימוקי סירובו כאמור בסעיף 2א, יודיע למבקש, בכתב, את הטעם מן הטעמים האמורים בסעיף 3 שעל פיו נמנע מלהודיע נימוקי סירובו; והמבקש רשאי להגיש ערר, תוך שלושים יום מיום קבלת הודעה כאמור:
אם עובד הציבור היה עובד המדינה – לשר הממונה עליו, ואם היה עובד רשות מקומית או היה עובד רשות אחרת – לשר הממונה על ביצוע החוק המעניק את הסמכות האמורה.